ادارة السيولة & نصائح قيمة من بنك الرياض &

ادارة السيولة


عملك يسير بطريقة جيدة بشكل عام، ولكن يبدو أن شركتك تعاني من نقص في السيولة كل شهر. عملية الاقتراض قصير المدى تكلفك الكثير من المال، وأنت تتخوف من أن تؤدي إدارة السيولة بشركتك إلى خلق انطباع ضعيف لدى بنكك.

نحن في بنك الرياض، من خلال خبراتنا الطويلة، يسعدنا تقديم المساعدة والمشورة لأعمالكم لتحقيق التطور والنجاح. إن الغرض من حقيبة مراجع /كتيبات الأعمال الناشئة الخاصة ببنك الرياض هو مساعدتك على استخدام أموال مصرفك الاستخدام الأمثل، وبالتالي توفير مالك. على الرغم من أن البنوك تحقق العائدات المالية عن طريق إقراض المال إلى الأعمال والمشاريع، إلا أننا نستهدف تعزيز الثقة وتحقيق ربحية متبادلة.

الحقيقة هي أن أرخص مال يمكن الحصول عليه، هو ذلك الموجود سلفاً في عملك. ولكي تحصل عليه فإنك ببساطة تحتاج إلى الترتيب الذاتي، والإدارة الجيدة. في جميع الأوقات الجيدة والسيئة منها، فإن عملية إدارة النقد، أو ما يسميه المحاسبون السيولة تمثل ممارسة تجارية. تركز حقيبة مراجع / كتيبات الأعمال الناشئة هذه على السيولة، وعلى إخراج آخر ريال من عملياتك. إنه سوف يساعدك على تحسين أرباحك وتقليل مخاطرك.

النقد

قم بالعمل على تسريع عملية ورود النقد إليك، وإبطاء خروجه من عندك. قم بالاستغلال الكامل للإمكانيات المتاحة لك.
• قم بتسريع الودائع عن طريق:

– زيادة رفع كمية النقد لدى البنك.
– خدمات الإدارة.
– استخدام التحويل الإلكتروني.
– إيداع الشيكات يومياً.
– مراقبة الديون لدى الآخرين التي مضى زمن استحقاقها بصورة يومية.
• مراقبة وتبطئة التدفق للخارج عن طريق:

– مراقبة النثريات والسلفيات.
– استخدام البطاقات الائتمانية بالنسبة لمصروفات العاملين، ( يساعد حفظ السجلات/ يخفض من السلفيات النقدية).
– دفع الزكاة والفواتيرعند حلولها، وليس قبل ذلك.
• استفد من النقد المتاح عن طريق:

– استخدام خدمات إدارة السيولة لكي تجمع من أرصدتك في الوقت المناسب.
– استخدام النقد في أدوات إيداع قصيرة المدى وبعائد.
الممارسات الائتمانية

قليل من الأعمال يمكن أن تعمل مع طلب النقد فقط، أي أنها لا تقدم خدمات بالآجل. ولكن في تقديم خدمة بالآجل، هنالك موازنة جيدة بين تقديم حافز لإغلاق البيع، وفقدان السيطرة على أصولك.
• قم بوضع حدود لكل قطاع عملاء لديك والتزم به.
• قم بإدارة هذه الحدود تبعاً لوضع وظروف السوق.
• كن حذراً من الشركة ذات التأسيس الطويل المدى، التي تريد فجأة أن تصبح عميلاً لك، فربما تكون قد تمت مقاطعتها من قبل جهة أخرى.
• استخدم معلومات من البنوك، ومن الغرفة التجارية، والمصادر الأخرى، التي لديها معلومات ائتمانية وغير ائتمانية.
• فكر في تأمين مديونيتك.
• أفرض غرامة على العملاء المتأخرين في السداد.
• فكر في قبول الماستر كارد، والفيزا كارد، أو بطاقات الإئتمان الأخرى.
الحسابات المدينة

بمجرد أن تقرر بشأن سياستك الائتمانية، تأكد من أنك تقوم بمراقبة حساباتك. لا تتخوف من أن تكون قاسياً أكثر من المطلوب. إن العملاء الجيدين يحترمون الآخرين الذين يديرون أعمالهم بطريقة جيدة.

إصدار الفواتير والكشوفات
• قم بإصدار الفاتورة في نفس اليوم الذي تشحن فيه البضائع.
• قم بإصدار كشوفات حساب مرة واحدة في الشهر على الأقل، ( إذا كان لديك عدة حسابات فكر في إصدار الكشوفات على أساس دوري، وليس في نهاية الشهر فقط).
• بالنسبة لأولئك الذين يضعون اعتباراً للكشوفات فقط، قم بإصدار كشوفات الحساب في وقت أسرع.
الرقابة
• قم دائماً برصد حساباتك المدينة، عن طريق تقسيمها إلى مجموعات: 30 يوماً فأقل؛ 30 إلى 60 يوماً؛ 60 إلى 90 يوماً؛ 90 يوماً فأكثر..
• قم برصد الحسابات " عليك بإحكام المتابعة للمبيعات الآجلة" بشكل متكرر " يمكن أن يكون يومي".
• توقف عن التوريد إلى أصحاب الحسابات المتأخرة. ولكن فكر في ما يلي: الدفع بأقساط أو الدفع الجزئي؛ الشيكات مؤجلة التاريخ؛ الدفع عند التسليم؛ الفترات الممددة التي يجب أن تحصل عليها خطياً.
• هل يحصل العملاء على تخفيض بعد تاريخ التخفيض؟ إذا كان الأمر كذلك أخصم ذلك منهم مع الفاتورة التالية.
• أنظر في " تمويل الأصل الجاري" باستخدام طرف ثالث، لإدارة جميع عمليات الائتمان والحسابات المدينة لك.
التحصيل
• انتبه لإشارات المشكلات المستقبلية. ضع ما يلي في انتباهك: الشيكات ذات التاريخ اللاحق، الشيكات ذات التاريخ المنتهي، أو المكتوبة بطريقة غير صحيحة، العائدات المتأخرة/ دعاوى الضمان، دفع المبالغ المقطوعة.
• احتفظ بنظام جيد لخطابات التحصيل. كذلك قم باستخدام البريد الإلكتروني والهاتف.

معلومة
تنبه أن هناك بعض المؤشرات التي تظهر على عملائك قبل أن يتخلفوا عن سداد ديونهم.
•
• فكر في الاستفادة من خدمات وكالة تحصيل ديون. هنالك رسوم سنوية تتضمن استخدام خطابات الوكالة ومعلوماتها حول إجراءات الائتمان. يتم تطبيق رسوم التحصيل فقط عند تحصيل المال.
• فكر في تنويع وسائل التحصيل.
خطة المبيعات والتوزيع

بيع منتج أو خدمة بسعر أقل من السعر المناسب لها، يعتبر أمراً سهلاً. ومن السهل جذب العملاء عندما تقبل كل الإيرادات دون مسائلة. قبل إعداد سياسات مكلفة فكّر في ما يلي.
• أعرف الهامش الكلي على جميع منتجاتك.
• قم بمكافأة العاملين بالمبيعات على أساس إجمالي الربح المستلم، وليس على أساس مبالغ الفواتير. حيث ليس من المعقول أن تكافئ على البيع، بينما العميل لا يدفع.
• كن حذراً مع خطط الضمان/ العائد والخدمة، وقم بمراقبة الحسابات، ومقاطعة كل من يسيء الاستخدام عند الضرورة.
• احتفظ بخطة للحد الأدنى للطلب/ التسليم ، تبنى مجموعة عملاء أو قم بحجز طلبياتهم.
• كن حذراً من أي طلبية فردية كبيرة، خاصة المبيعات الفورية إلى الحكومات، أو المؤسسات الكبيرة. إذا كان العميل بطيئاً في الدفع، فإنك قد تجد نفسك تعايش أزمة نقد كبيرة. تفاوض حول الدفع بالتقسيط إذا كان ذلك ممكناً.
• أعرف من هم العملاء الذين يمثلون 20% من عملائك، ويساهمون في تحقيق 80% من مبيعاتك.
• قرر ما إذا كانت شبكة التوزيع ملائمة لك، وواصل معها. المصنع لديه هامش إجمالي مرتفع، ولكنه في نفس الوقت لديه استثمار عالي في الأصول الثابتة، مثل: المصانع والمعدات. تاجر الجملة لديه إجمالي أقل، وأصول ثابتة مقيدة أقل، ولكن لديه مخزون أكبر. وبالنسبة لتاجر التجزئة، الذي ينظر إلى الإجمالي باعتباره هامش ربح؛ فإن أفضل استثمار يكون في المخزون، مع عدم وجود أصول ثابتة في أغلب الأحوال.

معلومة
في الأوقات الصعبة /الحرجة، يكون من الأسهل والأوفر تخفيض المصروفات العامة بدلاً من زيادة المبيعات.

أياً من هؤلاء أنت؟إن ممارسة نوعين من الأعمال عادةً ما يقود إلى شركة تتمتع بنصف الفاعلية.
• قم باختبار مستويات الأسعار المختلفة، وحافظ على توازن الأسعار مع الجودة. قم بإجراء مسح للعملاء.
• قم بمراجعة إحصاءات صناعتك، لترى كيف تقارن نفسك مع المنتج القياسي. وجه سؤال إلى خبيرك المصرفي حول المعلومات. راجع كذلك مع المكاتب الإقليمية والحكومية (وزارة التجارة)، ومراكز الشركات الصغيرة والمتوسطة.
• أنظر في نقطة التعادل. إذا كان إجمالي هامشك 33.3%، فإن أي ريال واحد يتم توفيره في المصروفات العامة، يساوي 3 ريالات في المبيعات.
سياسة الشراء

الشراء يمثل بداية التدفق النقدي للخارج، لذلك عليك مراقبته بعناية. الشراء المندفع يمثل طريقة سهلة لفقدان السيطرة على النقد، لذا يجب النظر في ما يلي:
• هل لديك خطة إعادة طلب بسيطة بناءً على مستويات المخزون السابقة، وحجم عمليات المخزون المستقبلي المستهدف؟
• تحت أي سلطة إدارية تقع إدارة المشتريات ومن المسئول عن تنفيذ عملية الشراء لديك ؟
• هل تعلم تكلفة الاحتفاظ بمخزون (المستودعات، تكاليف المناولة.. إلخ)؟
• إذا كان لديك توريد ثلاثة أشهر من المنتج، وعرض عليك المصنع تخفيض 10% لتحصل على توريدات ثلاثة أشهر أخرى، هل ستكون هنالك ميّزة في قبول هذا العرض؟ ( الإجابة غالباً ما تكون لا- فكر في الأمر).
• عند طلبك لكميات كبيرة من مورد رئيسي، هل يمكنك الترتيب لعملية شحن وإرسال متخصصة وجيدة؟
• هل لديك مصادر توريد بديلة؟
• احرص على بناء علاقات جيدة مع مورديك الأساسيين.
• إذا تسبب المورّد في تأخيرك، هل تستطيع المطالبة بتكلفة التأخير.
• هل المساعدة متاحة فيما يتعلق بتخطيط ومراقبة المخزون، من أي من مورّديك؟
• هل تعتبر خدمات تخطيط التدفق النقدي متاحة من خلال المورّد، أو من خلال مصرف أو مصدر مالي آخر؟
• من هم المورّدين الذين لديهم سياسة استرداد.
• لاحظ أن زيادات التكلفة يمكن تجاوزها بسرعة، مع وجود زيادات في الأسعار.
الحسابات الدائنة ( ديون الآخرين بذمتك).

إن مديوناتك تمثل تدفق نقدي حقيقي خارج من حسابك المصرفي. اجعل هذه المديونيات أكثر اقتصاديةً في تكلفتها، وذلك بإعدادها مقدماً.
• قسم الذمم الدائنة إلى فترات دفع 30، 60، 90 يوماً أو أكثر من 90 يوماً.
• قم بتقسيم جميع الحسابات الدائنة بناءً على نوعها: تلك التي تحتوي على تخفيض، تلك التي تنطوي على طلب ملح، تلك التي تتيح لك فترة طويلة، تلك التي تفرض على الحسابات التي مضى زمن استحقاقها.
• أعرف إذا كان المورّدون الأساسيون يتيحون فترات تمديد في الأوقات الصعبة من العام، أو في أي وقت.
• في الحالات ذات الصعوبة الاستثنائية، هل يقوم المورّد بقبول شيكات مؤجلة، وهل يقبل الدفع عند الاستلام بالنسبة للشحنات الجديدة، ويعطي فترات ممددة بناءً على أسعار معقولة؟
المخزون

بالنسبة للكثير من الأعمال هنالك حاجة للمخزون. ولكن المخزون الزائد، يمكن أن يعني وجود فرق بين الربح والخسارة. لا تقم بتقييد المال في أصول لا تخلق أرباحاً.
• قم بتحليل عملك بناءً على كل منتج، وقم بتحليل كل منتج بناءً على المادة الخام، والبضائع الجاهزة و... إلخ.
• أبحث عن عدد مرات إكمال دورة تشغيل كاملة لكل منتج في العام.
• بقدر الإمكان قارن أرقامك بالمتوسط في المجال.
• حدد أهدافاً تعتبر واقعية، ثم ضع نظام إعادة طلب.
• احرص على تنظيم وإدارة بيع أي مواد ذات تاريخ صلاحية لتجنب صعوبة بيعها مع اقتراب تاريخ انتهاء الصلاحية.
• هل تمويل إيصالات المستودعات متاح؟
• فكر في تصنيع بعض المواد الداخلة في منتجك الرئيسي من خلال مصانع أخرى متخصصة فيها.
• هل أنت تحتاج إلى الكثير في عملية ضبط الجودة؟
• هل يقوم الأمن لديك بمنع السرقات؟
• استخدم مخزون دائم بالنسبة لجميع البنود المهمة.
الإنتاج/ العمليات

تأكد من أن العاملين لديك على وعي بتكاليفك، حتى تساهم بشكل أفضل، في عملية إدارة النقد.

حافظ على التكاليف الثابتة على مستوى منخفض متى كان ذلك ممكناً، وحوّل التكاليف الثابتة إلى تكاليف متغيرة.
• قم بعقد اجتماعات منتظمة لمراجعة عملية الجدولة (المبيعات، الإنتاج... إلخ).
• تأكد من أن القائمين بحفظ الدفاتر، يرصدون ويراقبون الرسوم التي يتم التفاوض حولها مع موردي ومقدمي الخدمة إليك، ( معدل التخفيض المحسوم على عمليات البطاقات الائتمانية).
• حافظ دائماً على بعض المرونة بالنسبة للمستقبل، وذلك مثل قدرة الاقتراض غير المستخدمة، والنقد الكافي لمقابلة الزيادة في التكاليف.
إدارة الديون:

أموال الأطراف الأخرى يعتبر رائعاً إذا استخدمته بحكمة.
• قم بالاقتراض بآجال طويلة بالنسبة للحاجات طويلة الأجل، ولآجال قصيرة بالنسبة للحاجات قصيرة الأجل.
• حاول مقارنة فترة التمويل بالعمر الافتراضي للأصول، أي أن عمر خمس سنوات يتطلب دين مدته خمس سنوات.
• مقدمو القروض ينظرون إلى استقرار شركتك، وبالتالي فإنهم ينظرون في الأرباح المحتجزة، والربح التاريخي، وأداء التدفق النقدي، والضمانات التي تستطيع توفيرها.
• ضع العلاقة متوازنة بين إجمالي الدين، وحقوق الملكية، ويفضل أن تكون المعادلة 1: 1، وأن لا تتجاوز 3:1 أبداً.
• تأكد من أن هنالك هامش مريح في التدفق النقدي مقارنة بدين الخدمة، ولنقل اثنين إلى اثنين ونصف. مثال: خدمة الدين تساوي 25.000 ريال سنوياً؛ الربح قبل الاستهلاك، ولكن بعد الرسوم وبمعدل 50.000 ريال سعودي، يساوي الهامش مرتين.
• إذا كنت تتوقع مشاكل فقم بمناقشتها مع المسئول عن حسابك بمركز الأعمال الناشئة، أو مع مقدمي الائتمان الآخرين قبل حدوث أزمات.
• عندما تريد أن تقرر نوعية التمويل ومقداره، تذكر أن الحد الأدنى يمثل الربح على إجمالي رأس مالك المستثمر.
الأصول الثابتة
الهدف الأساسي للمالك المدير الناجح، هو إدارة الأصول بفعالية وليس امتلاكها. الأصول لا تصنع الأرباح بالضرورة.
• إذا كان لديك أصول غير مستخدمة، أو غير مستغلة بالكامل، مثل: المباني أو الآلات، فكر في تأجيرها، أو بيعها، أو الدخول في اتفاقية مقاول من الباطن، لاستغلال الوقت غير المستغل.
• فكر في البيع وإعادة الاستئجار، مع خيار شراء الأصول عندما يكون لديك نقداً فائضاً.
• إذا زادت أصولك في قيمتها على القيمة المستهلكة الموضحة في دفاترك، يمكن أن تتوفر لديك قدرة اقتراض غير مستخدمة، يمكنك استخدامها بحكمة.
• قيمة أصولك تتطلب منك أن تحافظ عليها بترتيب جيد. يرجى التأكد من وجود جداول خدمة وصيانة مناسبة لديك.
• قبل شراء أي أصول، تأكد من حصولك على عائد جيد على استثمارك الجديد، وهذا يعني القيام بذلك بعد وضع اعتبار لجميع التكاليف ذات الصلة، بما فيها العمولات، والعمالة، والمصروفات الثابتة، والرسوم.. إلخ.
• جميع قرارات الشراء من المطلوب أن تكون مناسبة من وجهة النظر المتعلقة بالتدفق النقدي، حتى إذا كنت تستطيع الحصول على ربح على الاستثمار، العملية لا تزال تمثل شراء غير معقول، إذا لم يكن لديك النقد الذي يمكنكك من خدمة الاستثمار.
وضع جميع العناصر مع بعضها بعضاً

أنت الآن في المنتصف، ويوجد حولك الأشخاص، والأصول المادية.
• يعتبر العاملون لديك من أغلى أصول أعمالك، حيث تقوم من خلالهم بتطبيق خططك، وتحقيق أهدافك. قم بإشراكهم، ولكنهم لن يساعدوك إذا لم يعرفوا أو يفهموا.
• تأكد من استخدام الأصول المادية بطريقة كاملة وحكيمة: إذا لم تستطيع استخدامها قم ببيعها، أو دع الآخرين يستخدمونها عن طريق منحها لمقاول خارجي.
• إن مهمتك هي أن تدير، وأن تجعل أصولك وأفرادك يعملون معاً بطريقة فعالة.
• حدد أهدافاً: أهداف قصيرة المدى من عام واحد، وحتى خمس سنوات. عبّر عن ذلك بناءً على المبيعات بالريال، إجمالي الربح، تكاليف البيع، المصاريف الثابتة بما فيها تكاليف الخدمة البنكية، وأرباح ما قبل الزكاة.
• قم بوضع خطة وخارطة طريق، وتأكد من إشراك أفرادك حتى تكون الخطة هي خطتهم أيضاً.
• ضع أهداف ميزانيتك بمبالغ محددة بالريال، ولفترات زمنية محددة.
• يجب أن يقوم المديرون بالمراقبة والقياس.
• قم بتوفير عملية تغذية مرجعية لتجعل الأشخاص يعرفون ماذا يحدث؛ إذا كان عليك إجراء تعديلات، ضع فريق العمل لديك في الصورة، وأشركهم في وضع الأهداف، والخطط المنقحة.
• الإدارة لا تتوقف حيث أنها عملية مستمرة وديناميكية، ونجاحك يعتمد على مدى قدرتك على إشراك أصولك واستغلالها.
إن النقد هو أكثر الأصول سهولة من حيث قياسها. قم بتتبعها واستخدامها بحكمة.

معلومة
المدير الجيد لا يخفي المعلومات عن شركائه.