تنظيم التدفق النقدي الخاص بك & نصائح بنك الرياض &

تنظيم التدفق النقدي الخاص بك



المال ينفق بطريقة أسهل وأسرع من الطريقة التي نحصل عليه. ولأنه من السهل أن يقل النقد دون أن ندري، فإنه في كثير من الأحيان يكون الوقت متأخراً بالنسبة للمالك، أو البنك، أو أي شخص آخر، أن يقوم بفعل أي شيء تجاه ذلك. إن تنظيم التدفق النقدي لا يمكن أن يحمي الأعمال السيئة من الفشل، ولكنه يمكن أن يساعد الأعمال القوية على النجاح.



نحن في بنك الرياض، من خلال خبراتنا الطويلة، يسعدنا تقديم المساعدة والمشورة لأعمالكم لتحقيق التطور والنجاح. الغرض من حقيبة مراجع / كتيبات الأعمال الناشئة الخاصة ببنك الرياض هذه،هو مساعدتك على مراقبة التدفق النقدي لديك وتنظيمه.

المفهوم/ الفكرة

إن إعداد موازنة التدفق النقدي تتطلب أن تضع عاملين أساسيين في الاعتبار:
• النقد الوارد (المستلم)
• النقد الصادر ( المنصرف)
لتخرج بهذه الأرقام، يجب أن تقوم بإعداد سلسلة من الافتراضات حول الكيفية التي سيعمل بها مشروعك. إذا كان التدفق النقدي الصادر عنك أكبر من الوارد إليك، فيجب أن يمثل هذا إنذاراً مبكراً باتخاذ بعض الخطوات من جانبك.

1. تحديد النقد الوارد

إن إعداد كشف التدفق النقدي المتوقع يبدأ بموازنة الربح والخسارة لمدة عام. موازنة الربح والخسارة تمثل لمحة لما يتوقع أن تكون عليه عملياتك في وقت معين، وهي تقوم على أساس مبدأ " الاستحقاق" المحاسبي.
• الإيرادات تسجل فوراً عندما يتم بيع البضائع أو الخدمات، بينما يتم تسجيل المصروفات عند وقوعها. إن مبدأ " الاستحقاق" المحاسبي هذا لا
• يعكس متى تم استلام النقد فعلياً.

او
• ولا يأخذ في الاعتبار متى تم فعلياً دفع مصروفات العمالة، والمواد التي انفقت على المبيعات.
كشف ميزانية التدفق النقدي المتوقع فقط، هو الذي يتيح لك النظر في الآثار الهامة لفروقات التوقيت في الاستلام، والصرف الفعلي للنقد. لذلك فإن الخطوة الأولى تتمثل في إعداد كشف الأرباح والخسائر، وتحويل نشرة المبيعات المتوقعة إلى إيصالات استلام نقدية على أساس شهري، ( يرجى الرجوع إلى القرص المدمج الملحق مع حقيبة مراجع/ كتيبات الأعمال الناشئة من بنك الرياض).

2. تحديد النقد الصادر

بشكل عام هنالك ثلاثة أشكال من التدفق النقدي الصادر التي يجب وضعها في الاعتبار، على الرغم من أن المصروفات سوف تتباين وفقاً لنوع العمل الذي تقوم بتشغيله.

أ – المصروفات العامة تعتبر ثابتة بشكل عام، وبالتالي فإنها لا تتغير كثيراً مع تغير حجم المبيعات. وهي تدفع عادةً على أساس شهري، حيث تشتمل على مصروفات، مثل: الإيجار، والهاتف، والرواتب، وحسميات العاملين، والتدفئة، والكهرباء. تذكر بأن بعض هذه الأشياء قد تتغير أيضاً. مثلاً:
• تكاليف الخدمات قد تتغير حسب المواسم.
• الإغلاق للإجازة عادة ما يسبقه دفع مضاعف في الرواتب، ويتبعه دفع جزئي في الشهر التالي.
• مصاريف الإيجار قد تشتمل على نسبة من عناصر المبيعات.
ب- المصروفات النقدية الخاصة بالبضائع والتكاليف المتغيرة الأخرى، يتم تحديدها جزئياً بواسطة حجم المبيعات، ومستويات المخزون، وشروط الدفع

أنظر في المثال التالي:

نفترض أن تكلفة بضائعك تمثل 50% من سعر البيع لديك، وأنك قررت الاحتفاظ بواردات ثلاثة أشهر تحت حوزتك.
• إذا كنت تتوقع بمبلغ 200,000 ريال سعودي، في المبيعات بالنسبة للربع الأول من عامك المالي، فإنك ستكون في حاجة إلى 100,000 ريال سعودي، من البضائع (بالتكلفة) في مخزونك في بداية ذلك الربع. لكن ذلك لا يعطي وصفاً للتدفق الصادر للنقد لعملية الدفع بالنسبة للمخزون.
• يجب أن تضع في الاعتبار متى يتم الدفع بالنسبة للمخزون فعلياً. بعضه يتم دفعه مبكراً مثل: أجور العمالة المباشرة في مؤسسة تعمل في الصناعة. من ناحية أخرى، فإن المواد الخام يمكن الحصول عليها بشروط دفع آجل تتراوح ما بين 10 أيام و 90 يوماً أو أكثر.
ج- المصروفات الغير منتظمة تعتبر مهمة، ويجب عدم تجاهلها في التدفق النقدي الصادر.

يجب وضع اعتبار لـ:
• دفعات/ سداد القروض.
• شراء الآليات أو المعدات.
• تأمينات المناقصات (المقاولات).
• التوزيعات.
• الزكاة.
• أقساط التأمين.
• بدلات البيع الرئيسة، برامج التدريب.
• المشروعات الخاصة.
3.إعداد توقعات التدفق النقدي

أفضل طريقة لمساعدتك على إعداد توقعاتك الشخصية يتم عن طريق تناول المثال التالي. في حقيبة مراجع/كتيبات الأعمال الناشئة، الخاص ببنك الرياض، سوف تجد مثالاً لميزانية تدفق نقدي مكتمل تشير إلى ثلاثة أشهر من مايو إلى يوليو في هذه الحالة يتناول هذا المثال حالة مصنع.

بالنسبة لمعظم الأعمال، فإن وجود ميزانية تدفق نقدي لمدة 12 شهراً على أساس شهري تعتبر كافية. ولكن بالنسبة للشركات ذات حركة النقد الضخمة، مثل: الموزعين بالتجزئة، أو المطاعم، سيكون من الأفضل وضع ميزانية التدفق النقدي بشكل أسبوعي خاصةً بالنسبة لمواسم الذروة.

10 طرق لمساعدتك على زيادة التدفق النقدي لديك

كما يعلم أي صاحب عمل، فإن الاحتفاظ بتدفق نقدي مرن، يتطلب التنقل بين كل مرحلة من مراحل العمل، ابتداءً من السيطرة الكاملة على الحسابات المدينة، ومروراً بمد خطوط ائتمان، وإدارة المخزون. إن جوهر إدارة التدفق النقدي الناجح، يتمثل في تنظيم تدفق النقد من وإلى المشروع. إن زيادة التدفق النقدي لديك، يقلل من مبلغ رأس المال الثابت الذي تحتاجه لمساندة مستوى معين من عملك. إن وجود تدفق نقدي متنام ودائم، يخلق نمط عمل يمكن توقعه، مما يسهل عملية التخطيط، ووضع الموازنة للتطور المستقبلي. فيما يلي 10 أشياء يمكنك القيام بها لزيادة التدفق النقدي لديك.

1- قم بتنظيم جدول الفواتير لديك

كلما أسرعت باستيفاء مستحقاتك لدى العملاء، كلما زادت قدرتك على دفع المزيد من رأس المال لتنمية عملك. من أجل المساعدة على الفوترة، التزم بجدول فوترة عن طريق برنامج محاسبي، يقوم آلياً بتصنيف عمر الحسابات المدينة – حسابات أقل من 30 يوماً -حسابات عمرها بين 30 و 59 يوماً، وحسابات بين 60 و 90 يوماً إلخ. هذا النوع من النظام الآلي للفوترة، يتيح لك التعامل بشكل فوري مع الحسابات المتأخرة السداد.

2- قم بتمديد فترة الدفع إلى المورّدين

قم باستغلال أقصى فترة ممنوحة ( غالباً ما تكون 60 أو 90 يوماً) للسداد إلى مورّديك. أنظر إلى هذه الشروط باعتبارها خط ائتمان بدون سعر خدمة بنكية من المورّد. هذا يمجنس الوقت الكافي لتحصيل مستحقاتك بدون إنفاق المال على خطوط ائتمانية قصيرة المدى.

3- استفد من حوافز الدفع المبكر

إذا قدم لك المورّدون تخفيضاً مقابل الدفع المبكر، ( عادةً خلال أسبوعين من استلام الفاتورة) فيمكنك اتباع ذلك. فكر في هذه الطريقة: نسبة 2% على فاتورة فترتها 30 يوماً تساوي 24% كعائد سنوي إذا تم استثمار المال. إذا لم يكن مورّدوك يعرضون هذا النوع من الحوافز، أطلب منهم ذلك، ربما يرحبون بعرض التخفيض مقابل التسريع بدفع مستحقاتهم.

4- قم بموازنة قاعدة عملائك.

الكثير من شركات الخدمات والشركات المهنية، مثل: وكالات الدعاية، أو العلاقات العامة، والمحاسبين، والمحامين، وشركات إدارة العقارات.. إلخ تعمل مع عملاء محددين على أساس كل مشروع على حدة. أنظر في طرق لتحويل بعض هؤلاء العملاء إلى علاقة مستديمة (retainer )، بحيث يدفعون مبلغاً ثابتاً من المال كل شهر، لعدد محدد من الخدمات. ربما ترغب في أن تعرض عليهم بعض أنواع الحوافز، والخدمات مضافة القيمة أو تخفيض لتشجيعهم على التحوّل إلى هذا النظام. هذا ربما يقلل من هامش ربحك، ولكن سوف يساعدك على جعل التدفق النقدي لديك قابل أكثر للتنبؤ به.

5- قم بمراجعة نظام تسعيرك

هل يتم التغير في أسعارك بما يواكب التكاليف المتصاعدة؟ متى كانت آخر مرة قمت فيها برفع أسعارك؟ الكثير من المؤسسات الصغيرة تتردد في زيادة الأسعار خوفاً من فقدان العملاء، ولكن العملاء في الواقع يتوقعون من المورّدين عمل زيادات صغيرة منتظمة في الأسعار. كذلك عليك التأكد مما يقوم به منافسوك بصورة منتظمة، فإذا كانوا يتقاضون أسعار أعلى يمكنك عمل زيادة في أسعارك أنت أيضاً.

6- لا تشتري كل ما تحتاجه في مكان واحد

يمكنك توفير المال عن طريق تعدد المورّدين. قم بتفحص أين تحتاج أن تدفع مقابل خدمة مضافة، وأين يمكنك أن توفر المال عن طريق دفع أسعار البضاعة بدون مقابل خدمة مضافة. مثلاً: ربما ترغب في شراء كمبيوترك من موزع ذي قيمة مضافة، يمكن أن يساعدك في اختيار الجهاز المناسب الذي يفي بحاجات العمل لديك، بينما تستطيع أن تشتري احتياجاتك الأخرى، مثل: الطابعة، والأحبار، والكوابل أو البرمجيات الأخرى، من كتالوج يتم طلبه بالبريد، أو من أي تاجر يبيع بأسعار مختلفة.

7- اقتصد في مصروفاتك النثرية

قم بتوفير المال عن طريق ترشيد الإنفاق من المصروفات النثرية وابحث عن بدائل أفضل.

8- أعد التفاوض حول خطط تأمينك ومورّديك

هل تحصل على أفضل التعاملات الممكنة بالنسبة للتأمين، وخدمة الهاتف، والمصاريف التجارية المنتظمة الأخرى؟ قم بمراجعة كل واحد من خطط التأمين سنوياً، واحصل على ثلاثة عروض لكل واحد، لتتأكد من أنك تحصل على الأفضل. راقب عن قرب الخدمات ذات الحساسية تجاه الأسعار، مثل: خدمة الاتصال الهاتفي الدولي، أو خدمة الدخول إلى الإنترنت. قم بمراجعة هذه الفواتير بانتظام وحاول أن تتأكد من أنك تحصل على أقل الأسعار المتاحة.

9- قم بتقليل حجم مخزونك

الزيادة في حجم المخزون يمكن أن تجمّد مبالغ مقدرة من النقد. قم بمراجعة تحولات المخزون لديك، للتأكد من أنها تعتبر في إطار المجال. يمكنك القيام بذلك عن طريق حساب معدل حجم عمليات المخزون، ( تكلفة البضائع المباعة مقسمة على القيمة المتوسطة للمخزون). تجنّب شراء كميات أكثر من تلك التي تعرف أنك تحتاج إليها، عندما يغمرك بتخفيضات كبيرة حيث أن هذا قد يقيد النقد.
قم بفحص المخزون دورياً للتعرف على المخزون القديم، أو الذي مضى وقته، لتقرر ما إذا كان من الأفضل تأجيل الطلبيات القادمة لتستخدم ذلك المخزون، أو بيع المخزون بسعر التكلفة لتحسين مستوى السيولة لديك.

10- فكر في الاستئجار بدلاً عن الشراء

الاستئجار عادةً ما يكلف أكثر من الشراء، ولكن هذه التكاليف يمكن في الغالب تعديلها وضبطها حسب فوائد التدفق النقدي. عن طريق استئجار معدات الكمبيوتر، أو السيارات، أو الأدوات الأخرى التي تحتاجها لتوسيع عملك، يمكنك تجنّب تقييد نقدك، أو خطوط ائتمانك التي يمكن أن تستخدم بشكل أفضل لتسيير أعمالك اليومية.